Is your employee absence reporting too “casual”?

Votre méthode de signalement des absences des employés manque-t-elle de rigueur?

L’entreprise pour laquelle vous travaillez fait-elle partie des 64 % des employeurs d’aujourd’hui qui ne font pas un suivi efficace des absences occasionnelles? Pour vous aider à répondre à cette question, permettez-moi d’abord de vous préciser ce que j’entends par les termes suivants :

  • Occasionnel – Qualifie les absences des employés qui ne se présentent pas au travail de manière imprévue, non pas parce qu’ils sont en congé d’invalidité, mais pour différentes raisons comme une brève maladie, un décès dans la famille, l’absence de ressources pour assurer la garde des enfants ou prendre soin d’un aîné, des ennuis mécaniques, etc.
  • Efficace – S’entend d’un suivi des absences au moyen d’un système unique ou unifié permettant à votre entreprise d’analyser rapidement et facilement les données et les résultats et d’intervenir en temps opportun auprès des employés concernés.

Cela étant dit et compris, honnêtement, votre entreprise fait-elle partie de ces 64 %?

Si tel est le cas, vous contrecarrez votre stratégie de gestion du personnel de quatre façons :

  1. Vous n’avez pas de renseignements pouvant vous éclairer quant à la durée et aux raisons des absences des employés. Vous n’êtes donc pas capable de cerner les tendances ou les problèmes dans le milieu de travail, comme un stress excessif au travail, de l’intimidation ou des conflits d’équipe, qui empêchent votre organisation d’atteindre ses objectifs.
  2. Vous ne savez pas à quel moment il convient d’intervenir pour apporter du soutien à vos employés qui en ont besoin et éviter qu’ils en arrivent à prendre un congé d’invalidité. Si vous ignorez qu’une personne s’absente du travail en raison de migraines fréquentes,  de symptômes liés à une maladie chronique, comme la maladie de Crohn, ou d’une dépression clinique, comment votre programme d’avantages sociaux peut-il lui apporter le soutien nécessaire pour qu’elle puisse être assidue et productive au travail?
  3. Vous pourriez passer à côté d’une occasion de promouvoir les valeurs appropriées au travail. Dans une organisation où l’absentéisme est surveillé de près, seul un faible pourcentage d’employés abuseront des privilèges liés aux congés de maladie et, s’ils le font, ils seront rapidement identifiés et rencontrés. Toutefois, si de nombreux employés de votre organisation croient qu’il est possible d’épuiser leurs congés de maladie payés sans avoir à rendre compte de leurs absences, ou de prendre congé quand ils ne sont pas malades, l’absentéisme augmentera. Il pourrait s’ensuivre une culture du « droit aux congés » qui, si elle s’enracine, pourrait être difficile à changer.
  4. La gestion incohérente des absences pourrait donner lieu à d’autres problèmes. Si un gestionnaire fait le suivi des absences au moyen d’une feuille de calcul et évalue le rendement des employés en se basant sur leur dossier d’assiduité, et qu’un autre gestionnaire fait les choses autrement, il en résultera une approche à deux niveaux ou irrégulière en matière de gestion du rendement, ce qui pourrait vous exposer à des poursuites.

Exemple concret

Voici une histoire permettant de voir ces problèmes dans un contexte réel.

Retournons quelques années en arrière pour comprendre le fonctionnement du processus de signalement des absences d’une organisation : l’employé devait appeler un responsable des horaires pour l’aviser qu’il prenait un congé de maladie. Après avoir remercié l’employé et lui avoir souhaité une bonne journée, le responsable s’empressait de raccrocher, car il devait ensuite trouver un remplaçant afin que les activités ne soient pas perturbées par l’absence de l’employé. Le processus était aussi simple que ça. Les activités étaient au centre des priorités, mais pas l’employé.

Pendant quelques mois, nous avons travaillé avec cette organisation afin de centraliser le processus de suivi de l’absentéisme. Ainsi, nous avons mis en œuvre un système logiciel unifié intégrant un outil d’analyse du flux de travail et des données en temps réel pour dégager les tendances en matière d’absentéisme et amorcer des activités de suivi auprès de l’employé, de son gestionnaire et, au besoin, de professionnels de la santé et d’autres ressources de soutien.

Nous avons toutefois pris connaissance d’éléments très utiles. Il est devenu évident que, chaque année, lors du long weekend d’août, l’organisation devait composer avec une augmentation soudaine des absences qui engendrait des problèmes d’horaire liés aux activités, accompagnée d’une hausse des plaintes des clients. Grâce à ces renseignements, l’organisation a apporté des changements afin de régler le problème.

De plus, l’organisation a commencé à mieux comprendre les raisons pour lesquelles certains employés s’absentaient du travail. Puis, elle a proposé de nouvelles occasions d’intervenir de manière précoce, dans le cadre de la poursuite de son objectif d’améliorer la santé et la responsabilisation des employés. Un an plus tard, nous avons effectué une comparaison des coûts annuels des absences, et l’organisation a réduit ces coûts de près de 31 % par rapport à une valeur de référence de 4 millions de dollars. Plusieurs années plus tard, les résultats sont demeurés constants. Un vrai exemple de RCI!

En résumé

De nos jours, un trop grand nombre d’organisations ne traitent pas les absences occasionnelles de manière rigoureuse. La plupart n’en font pas le suivi, et celles qui le font n’utilisent pas une méthode efficace. Cette réalité est souvent attribuable au fait que les gestionnaires sont submergés par la paperasserie et les tâches administratives. Il n’est toutefois pas nécessaire qu’il en soit ainsi, surtout qu’il existe aujourd’hui des solutions automatisées dotées de technologies numériques et mobiles de pointe qui apportent une nouvelle vague d’innovations en matière de signalement des absences. Le moment est peut-être venu de constater par vous-même les possibilités d’une solution de signalement des absences.

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