4 Steps to Award Winning Absence Management

Quatre étapes vers une gestion primée des absences

Dans le domaine de la gestion des absences au Canada, il n’y a pas une plus grande récompense qu’un prix Workplace Benefits Award attribué par Benefits Canada. Un grand nombre de critères servent à évaluer les entreprises candidates, dont l’innovation, la clarté, la convivialité, la conformité, les répercussions sur la productivité, le contrôle des coûts et l’incidence sur les employés.

Nous sommes donc ravis que notre partenaire, EPCOR Utilities Inc., soit le lauréat du prix décerné en 2016!

EPCOR fournit de l’eau potable et de l’électricité de manière fiable et sécuritaire à l’Ouest canadien, à l’Arizona et au Nouveau-Mexique. Elle compte plus de 2 700 travailleurs représentés par différents syndicats. Le parcours qui l’a amenée à gagner le Workplace Benefits Award 2016 a commencé en 2008 lorsqu’elle a décidé de regrouper les services du PAEF, de gestion d’invalidité et de santé et sécurité du travail sous un seul programme de santé cohérent.   

Depuis, EPCOR a soigneusement mis en place un programme qui est considéré comme un modèle idéal en matière de gestion des absences au sein d’une organisation. Voici les quatre étapes stratégiques qu’elle a franchies – et d’autres devraient suivre – pour reproduire le succès d’EPCOR.

1. Définir le succès : Établir les objectifs organisationnels

En 2008, EPCOR a saisi l’occasion de rassembler divers services de santé indépendants sous un seul programme intégré. Auparavant, elle faisait appel à plusieurs sous-traitants, gérait ses ressources à l’interne, préconisait une stratégie de santé segmentée et souffrait d’un manque de coordination entre les services de gestion de la santé professionnelle et non professionnelle. Un examen complet de la situation a mené à l’établissement d’objectifs précis :

  • Offrir un meilleur soutien aux employés et aux gestionnaires par une approche concertée et des programmes qui favorisent la santé et le mieux-être des employés.  
  • Diminuer la durée des absences grâce à (a) des processus qui simplifient la gestion d’invalidité et à (b) la planification de retours au travail sécuritaires et durables.
  • Aider les employés syndiqués et non syndiqués à mieux comprendre le processus de gestion d’invalidité afin de lever l’incertitude, tant pour les gestionnaires que pour les travailleurs.
  • Promouvoir la gestion de la santé par l’entremise d’une transformation structurelle, en regroupant les services auprès d’un seul fournisseur afin de créer un « guichet unique » pour préconiser la facilité, l’efficacité et l’intégration.
  • Soutenir un milieu de travail en bonne santé physique et mentale sur l’ensemble du processus d’invalidité, et ce, dès le premier jour d’absence.
  • Instaurer une meilleure gouvernance des programmes et une meilleure production de rapports.
  • Mettre sur pied un comité de gouvernance pour surveiller les résultats et guider les améliorations à apporter au programme.
  • Améliorer la gestion et la communication des données afin de mieux connaître les tendances et de fournir des renseignements complets sur les absences à l’intention de la direction.
  • Transmettre les résultats aux dirigeants des RH et des unités d’affaires et les passer en revue avec eux pour les sensibiliser et lancer d’autres initiatives ciblées.

2. S’engager à changer les choses

C’est au cours de la première étape, lors de l’établissement des objectifs faisant consensus, que Morneau Shepell a commencé à travailler avec EPCOR.

Il aurait été impossible d’atteindre ces objectifs sans un engagement à changer les choses :

  • Soutien de la direction à l’égard d’un modèle de services de santé intégrés;
  • Nombre suffisant de ressources internes consacrées à la prévention des absences, à la santé et au mieux-être des employés, et aux pratiques de retour au travail durable;
  • Communication claire et efficace avec les syndicats pour obtenir leur soutien;
  • Changement dans la mentalité des employés à l’égard du soutien précoce, du mieux‑être et de la connaissance du régime d’ICD.
  • Regroupement des services de santé auprès d’un seul partenaire, Morneau Shepell, pour privilégier une approche de gestion intégrée plus stratégique des absences au sein de l’organisation.

3. Mettre en place des pratiques exemplaires

La mise en place de pratiques exemplaires en matière de gestion de dossiers d’invalidité s’avérait un facteur déterminant de réussite. De concert avec EPCOR, nous avons instauré de nouvelles procédures standardisées, dont celles-ci :

  • Signalement de l’absence dès le premier jour – Un processus standard a été lancé dans le cadre duquel les employés appellent la ligne de signalement des absences chaque jour qu’ils sont absents (jours 1 à 3). Un soutien précoce leur est offert, au besoin, dès la première journée d’absence aux fins de gestion des dossiers d’invalidité et du PAEF.
  • Intervention précoce – Les évaluations médicales et non médicales (triage) ont maintenant lieu le quatrième jour d’absence au lieu du sixième. Lors du triage, le gestionnaire de dossier effectue une évaluation téléphonique pour déterminer si une preuve d’ordre médical est requise. Il évalue également si l’absence est susceptible de dépasser 10 jours. Le cas échéant, l’employé se voit accorder un congé d’ICD et des stratégies complètes en matière de gestion de dossier d’invalidité sont mises en œuvre.  
  • Meilleure utilisation du PAEF – L’intégration des services de santé auprès d’un seul fournisseur, jumelée à notre stratégie d’intervention précoce, s’est traduite par une plus grande utilisation du PAEF. En 2015, le taux d’utilisation s’est élevé à 24 % (9 % plus élevé que la moyenne de l’industrie).
  • Examen externe – Les dossiers sont maintenant évalués et validés par un fournisseur externe (Morneau Shepell), au lieu du personnel d’Epcor, pour préserver la confidentialité des renseignements médicaux.
  • Sondages sur la satisfaction – En plus des vérifications, la qualité du programme et la satisfaction des clients sont maintenant mesurées dans le cadre de sondages menés auprès des gestionnaires et des employés à la fermeture de chaque dossier d’ICD.  

4. Mesurer et optimiser la réussite

Au cours des dernières années, EPCOR a continué de mesurer et d’optimiser les succès par rapport à ses objectifs, établissant ainsi une tendance d’amélioration continue. Des réductions marquées de la durée des congés d’invalidité ont eu des retombées positives sur les résultats financiers d’EPCOR, validant clairement les investissements consentis dans l’amélioration des processus et de la gestion des dossiers.

Voici quelques statistiques de 2015 qui démontrent le succès que remporte la stratégie d’EPCOR en matière de gestion des absences :

  • Taux de retour au travail réussi de 80 % ou plus, année après année
  • Baisse de 7 % du pourcentage d’absences d’une durée de un à trois jours par rapport à l’an dernier
  • Taux de rejet des demandes de congé d’ICD en baisse de 7 % en 2010 à 2 % ou moins depuis 2013  
  • Baisse des coûts d’ICD d’une année à l’autre, malgré une hausse du salaire quotidien moyen et du nombre d’employés
  • Taux de réalisation des objectifs de counseling du PAEF de 97 %
  • Taux de satisfaction à l’égard du PAEF de 88 % au sein des employés, qui ont également déclaré qu’ils auraient de nouveau recours au PAEF

Les distinctions qu’EPCOR continue de recevoir alors qu’elle optimise ses processus et ses procédures sont tout aussi impressionnantes. En effet, depuis cinq ans elle est reconnue comme l’un des 100 meilleurs employeurs pour les jeunes Canadiens et l’un des 70 meilleurs employeurs de l’Alberta pour la onzième année d’affilée. Récemment, la revue Corporate Knights l’a classée parmi les Future 40 Responsible Corporate Leaders in Canada (40 leaders de la responsabilité sociale des entreprises).  

Félicitations EPCOR et bonne chance pour la suite!


Visitez epcor.com pour en savoir plus.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les services de gestion des absences de Morneau Shepell, cliquez ici.

Pour une perspective complète sur la gestion des absences et de l’invalidité ainsi que sur les stratégies et les pratiques exemplaires dans ce domaine, téléchargez notre livre numérique gratuit intitulé Pratiques exemplaires en gestion des absences et de l’invalidité. Accédez au livre numérique.

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