4 keys to an effective absence & disability management solution

4 éléments clés pour une solution de gestion efficace des absences et de l’invalidité

Supposons que vous êtes un directeur des avantages sociaux ou des Ressources humaines responsable d’effectuer le suivi des absences et de gérer le programme de santé et sécurité du travail. Si les problèmes ci-dessous vous sont familiers, il est temps de rechercher une meilleure solution :

  • Trop de temps perdu à des tâches administratives – par exemple, à remplir des formulaires, à mettre à jour manuellement des feuilles de calcul, à utiliser le courrier interne pour communiquer avec les intervenants (employés, médecins, gestionnaires de dossiers, etc.).
  • Pas assez de données utiles – lorsque vous devez fournir des rapports à vos patrons et qu’on vous demande plus de détails, mais qu’ils ne sont pas disponibles (par exemple, une analyse démographique des absences : qui, quand et pourquoi).
  • Pas assez de temps pour les tâches stratégiques – planification du retour au travail des employés en congé de maladie, analyse des profils d’absence et de leur évolution avec le temps, identification des possibilités d’intervention précoce auprès des employés à risque, ou encore analyse comparative des données de référence de l’industrie.

Si vous avez ces problèmes, vous êtes loin d’être seul. Aujourd’hui, seulement 36 % des entreprises canadiennes effectuent le suivi des absences. De plus, parmi celles qui le font, bon nombre se fient à des solutions dépassées qui reposent sur de la vieille technologie : feuilles de calcul, formulaires papier, tout ce qui rend compliquée la vie des  administrateurs et des employés.

La recherche et l’évaluation d’une nouvelle solution prennent du temps. Voici quatre éléments importants à considérer :

  1. Logiciel – il existe une raison pour laquelle Uber, Airbnb et d’autres entreprises novatrices ont autant de succès : ils tirent avantage des logiciels et des technologies numériques pour transformer de façon radicale l’expérience des utilisateurs et des personnes en coulisse, en l’occurrence les administrateurs. Vous devez examiner comment les technologies d’aujourd’hui, comme les applications mobiles, les sites Web adaptatifs et les tableaux de bord en ligne, peuvent améliorer votre situation.
  2. Caractéristiques – particulièrement, qu’est-ce que votre nouvelle solution devrait offrir?
    1. Administration simplifiée – au moyen de portails numériques et d’autres fonctionnalités qui épargnent du temps et augmentent l’efficacité en automatisant des dizaines de tâches et en déclenchant des actions dans un flux de travail structuré. Ceci libérera les gestionnaires de dossiers pour leur permettre de consacrer davantage de temps au soutien des employés. Vous devez vous débarrasser de la paperasse (numérique et imprimée), des feuilles de calcul manuelles et des longues listes de tâches à faire qui trônent sur le bureau des gestionnaires de dossiers. 
    2. Meilleure gestion des données et production améliorée des rapports – générer des rapports en temps réel qui fournissent entre autres aux gestionnaires et aux promoteurs de régimes des données les plus récentes sur les demandes d’indemnisation. Le but est d’avoir des données actuelles et facilement accessibles qui aideront à l’établissement d’une stratégie et à la planification.
    3. Résultats améliorés, y compris une réduction des coûts – comment, par exemple, une nouvelle solution améliorera-t-elle votre processus de réception des demandes, ou la vitesse de soumission de formulaires de santé et sécurité du travail? Et cette solution réduira-t-elle vraiment le temps que les gestionnaires de dossiers passent à des tâches administratives? Ces critères et certains autres contribuent à réduire la durée moyenne des absences, ce qui pourrait entraîner une diminution significative des coûts de votre programme.
    4. Une expérience utilisateur remarquable – en fin de compte, votre programme existe pour servir et soutenir vos employés qui ont besoin d’aide. Les utilisateurs devraient pouvoir avoir accès à tout ce dont ils ont besoin – formulaires de santé et sécurité du travail (préalablement remplis, dans la mesure du possible), dossiers médicaux, plan de retour au travail en accommodement, etc. – à un seul endroit, en appuyant sur un bouton du téléphone ou par un simple clic sur l’ordinateur à la maison. Nous nous attendons à cette facilité d’utilisation et à cette interactivité dans tous les aspects de notre vie.
  3. Déploiement – Dans quelle mesure la solution est-elle souple? Devez-vous acheter, installer et gérer vous-même une gamme de logiciels complexes, ce qui donnera encore plus de travail à votre équipe de soutien informatique? Pouvez-vous impartir certaines ou toutes les tâches administratives au fournisseur de la solution, vous permettant ainsi de réduire vos coûts avec le temps? Pouvez-vous mettre en œuvre un modèle d’impartition partielle selon lequel vous garderez le contrôle de certaines tâches administratives et déléguerez certaines autres tâches au fournisseur? L’essentiel, c’est de savoir s’il est facile de configurer et de déployer une nouvelle solution qui répondra aux besoins uniques de votre organisation et s’harmonisera à la culture de vos employés.
  4. Expérience utilisateur – La plupart d’entre nous comprennent intuitivement que lorsque vient le temps d’adopter une nouvelle solution ou une nouvelle technologie, l’expérience et l’expertise du fournisseur constituent un facteur important. Le fait est que quiconque a travaillé en entreprise ou dans le milieu institutionnel sait parfaitement que les nouvelles technologies prennent du temps à porter leurs fruits et à être adoptées. Par conséquent, lorsque vous commencez à envisager un tel changement, évaluez si la solution proposée a fait ses preuves.

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