Absence Management: 4 Critical Success Factors

Gestion des absences : quatre facteurs de réussite essentiels

Il y a quelque temps, j’ai rencontré un client potentiel, administrateur dans un hôpital, qui m’a appris que les données sur les absences des employés n’étaient connues que six mois après les faits.

Essayez d’imaginer un hôpital, établissement parmi les plus importants dans notre société, dont les rapports sur l’assiduité des médecins, infirmières, spécialistes et autres membres du personnel ne seraient pas à jour. Ce genre d’information n’est-elle pas nécessaire pour évaluer les soins fournis aux patients et déceler les problèmes qui se dessinent?

En tant qu’employeur, si vous n’avez aucun moyen de savoir rapidement quels employés sont présents au travail et quels employés sont absents, à quel moment ils le sont et pour quelle raison, vous courrez des risques qui pourraient compromettre l’atteinte des objectifs de votre organisation. Du point de vue des ressources humaines, il fait nul doute qu’avoir un portait clair de l’assiduité de vos employés est un facteur de réussite essentiel.

Cependant, encore aujourd’hui, plus de 60 % des organisations au Canada n’effectuent aucun suivi des absences. Ou encore, elles ne le font que partiellement et de façon manuelle (ce qui entraîne des erreurs), ce qui les empêchent d’obtenir des données à jour. À l’origine de cela, l’idée dépassée qu’il n’y a rien à faire, qu’il est impossible d’avoir un quelconque contrôle sur les absences et que cela fait simplement partie de la réalité des affaires.

Cette vision des choses commence à changer. En effet, grâce aux possibilités qu’offrent les nouvelles technologies numériques, le suivi et l’analyse des absences et la production de rapports se font plus rapidement, plus facilement et de façon plus précise que jamais. Ainsi, les organisations peuvent maintenant profiter des nouvelles stratégies qui s’offrent à elles pour réduire le nombre et la durée des absences et en même temps améliorer la santé et l’engagement des employés, en plus des bénéfices de l’entreprise, par exemple en réduisant les coûts et en offrant un service à la clientèle de meilleure qualité.

Mettre en œuvre des pratiques exemplaires de gestion des absences demande d’entreprendre un processus de croissance organisationnelle qui exige d’abord un changement d’attitude, lequel peut avoir une incidence sur les stratégies, les processus et les systèmes en place. Voici quatre facteurs de réussite permettant d’y parvenir.

  1. Adopter un processus uniforme dans toute l’organisation pour la production de rapports, le suivi et l’analyse des absences répétitives. Essentiellement, vous devez user de stratégie en vous attaquant à ce défi.
  2. Mettre en œuvre une plateforme numérique centralisée, en reliant tous les intervenants du programme, où qu’ils se trouvent, afin d’obtenir rapidement des données exactes et à jour sur les absences, les tendances et les occasions. Entrez dans l’âge numérique si ce n’est déjà fait!
  3. S’engager en matière de gouvernance. Les données sur les absences au sein d’une organisation sont des renseignements stratégiques qui nécessitent une gestion diligente si l’on souhaite une amélioration continue. Il ne suffit pas de lancer un nouveau processus ou une nouvelle approche et de s’attendre à ce que le succès vienne de lui-même. Il faut faire preuve de prudence, surtout en périodes difficiles (par exemple une réduction de personnel).
  4. Si possible, intégrer tous les programmes de santé et de mieux-être destinés aux employés, de façon à réduire les coûts en partageant les données et les ressources. Vous aurez ainsi la possibilité d’avoir une vision globale des besoins de vos employés tout en optimisant les coûts des fonctions administratives afin de combler ces besoins.

Si vous n’avez pas déjà adopté une approche similaire, ces facteurs de réussite auront un effet positif sur votre organisation.

Exemple concret

Une des politiques en vigueur chez un de nos clients importants permettait à ses employés de signaler par un simple appel téléphonique une absence qui pouvait se prolonger plusieurs jours. La gouvernance des programmes, notamment des consultations avec les différents secteurs et syndicats, a révélé que certains employés profitaient des avantages des politiques en place en signalant le nombre de jours d’absence maximum en un seul appel.

Un changement de politique a donc été recommandé, auquel tous les intervenants se sont montrés favorables, qui oblige les employés à communiquer quotidiennement avec leur employeur pendant toute la durée de leur absence. Les données disponibles en temps réel ont permis de constater une baisse du nombre d’absences en raison des nouvelles exigences et de la plus grande responsabilité exigée de la part des employés.

Nous avons tous déjà entendu l’expression « vous ne savez pas ce que vous ne savez pas ». Justement, que sait votre organisation? Devrait-elle en savoir plus?

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